Expert/M Plus biedt de mogelijkheid om
een 13de boekhoudperiode aan te maken voor het inboeken van de afsluitposten.
Dit is echter niet verplicht.
Dagboeken - Diversen - Ingave diversen
Diverse operaties zijn alle verrichtingen die niet thuis horen in de aankopen, verkopen of het financieel dagboek. Wij denken hier aan openingsbalansen, overboekingen tussen rekeningen, afschrijvingen, e.d.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds het diversendagboek Beginbalans en het diversendagboek Standaard.
De ingave van de beginbalans gebeurt in een apart dagboek (zie Ingave, Basisgegevens, Diversendagboeken Beginbalans). De beginbalans komt automatisch in een boekhoudperiode 0 die speciaal hiervoor voorzien is. In de beginbalans kan alleen de ventilatiecode Beginbalans worden gebruikt. Het intikken van de beginbalans moet slechts 1 keer gebeuren, de volgende keer kunt u de beginbalans automatisch laten overnemen via Dagboeken, Diversen, Overname beginbalans.
Expert/M Plus biedt de mogelijkheid om
een 13de boekhoudperiode aan te maken voor het inboeken van de afsluitposten.
Dit is echter niet verplicht.
Dagboek, Jaar, Boekhoudperiode, btw-periode.
Documentnummer, Datum, Huidig saldo.
Via ventilatie kiest u de aard van de boekingslijn. U hebt volgende mogelijkheden:
Klant
Leverancier
Grootboekrekening
Naargelang de keuze krijgt u een ander ingavescherm te zien.
De te volgen werkwijze bij het afboeken van een klant of leverancier, is afhankelijk van de gekende gegevens en/of documenten.
Als het veld Huidig saldo ingevuld staat en de volgende boekingslijn
is er een met ventilatie Grootboekrekening,
dan zal het bedrag automatisch voorgesteld worden op voorwaarde dat de
debet-/creditwaarde klopt. Bv. u hebt een lijn geboekt voor een bedrag
van 100 EUR debet en uw volgende lijn is een boekingslijn met ventilatie
Grootboekrekening op een creditrekening
dan zal het bedrag automatisch voorgesteld worden.
Via de creatie van het diversendagboek
(zie Ingave, Basisgegevens,
Diversendagboeken) configureerde u het veld Zoeken
op bij Doc. klanten volgens
en Doc. leveranciers volgens.
De functietoets <F8> is echter heel belangrijk bij het opzoeken van
documenten. Het gebruik van deze toets houdt in dat Expert/M Plus, de opzoeking zal starten op basis van de op dat
moment ingevulde gegevens.
Indien de opzoeking meerder documenten als resultaat heeft, krijgt u een
overzicht van alle documenten die aan de selectiecriteria van de opzoeking
voldoen.
Documenten die afgepunt worden, kunt u aanduiden met de muis of d.m.v.
de pijltjes- en de <Enter> toets. Als u alle documenten hebt aangeduid,
kunt u het scherm verlaten door op de <+> toets of op <OK>
te klikken. Het consultatiescherm wordt dan gesloten en de aangeduide
documenten worden in de diverse boeking opgenomen.
Duid het document opnieuw aan om het
te selecteren.
We onderscheiden volgende situaties bij het opzoeken van documenten.
Mogelijkheid 1, u kent de klant- en/of het documentnummer:
U vult het klantnummer, de naam van
de klant en/of het documentnummer in. U drukt vervolgens op <F8>.
Indien er maar 1 combinatie van de gevraagde gegevens bestaat, wordt het
bedrag van dat document onmiddellijk voorgesteld in het ingavescherm van
de diverse verrichting. U kunt het bedrag nog wijzigen indien u niet het
volledige document afpunt.
Zijn er meerdere documenten met hetzelfde documentnummer voor de ingegeven
klant, dan krijgt u een overzicht van de betreffende documenten.
Mogelijkheid 2, u kent noch de klant, noch het documentnummer:
Indien u een verrichting boekt die betrekking heeft op een individuele rekening maar het individuele rekeningnummer en het documentnummer zijn ongekend, dan kunt u het document opzoeken via het bedrag.
Bij Ventilatie selecteert u Klant en u drukt <Enter> tot op het veld Bedrag valuta. U vult het op te zoeken bedrag in en u drukt op <F8>. Het programma zoekt nu alle documenten met het ingegeven bedrag als saldo. Er wordt daarbij wel rekening gehouden met het afwijkingspercentage dat u hebt ingegeven bij de creatie van het diversendagboek (zie Ingave, Basisgegevens, Diversendagboeken).
Mogelijkheid 3, u ontvangt een groepsbetaling:
U selecteert de gewenste klantenfiche in het veld Klant met <*> + <Enter> of u geeft het klantnummer in en u drukt <F8> om een overzicht te krijgen van alle facturen/creditnota's van die klant. Net zoals u 1 document aanduidt, kunt u ook verschillende documenten aanduiden. Het veld Totaal betalingen geeft het totaal van de geselecteerde documenten weer. Zoekt u echter een bepaald bedrag, dan kunt u dit bedrag invullen in het veld Totaal te betalen. Voor elk document dat u vervolgens selecteert, wordt het resterende bedrag getoond in het veld Nog te betalen.
Mogelijkheid 4, u ontvangt een deelbetaling:
Punt u maar een deel van het document af, dan kunt u na het selecteren van het document in het selectiescherm, het veld Betaling document aanpassen.
Hebt u in uw selectie maar 1 document, dan wordt het selectiescherm niet getoond en kunt u het bedrag onmiddellijk aanpassen in de boekingslijn van de diverse verrichting.
Mogelijkheid 5, u ontvangt een voorschot
Met voorschotten worden de betalingen
bedoeld waarvoor u geen document hebt aangeduid om af te punten.
Betalingen waarvan u de klant maar niet het documentnummer kent, worden
geboekt op de voorschottenrekening ingegeven bij de creatie van het diversendagboek
(zie Ingave, Basisgegevens,
Diversendagboeken). In het veld Nummer/Referte
kent u best een fictief/intern documentnummer toe aan het voorschot. Doet
u dit niet, dan zal Expert/M Plus op het einde van de boekingslijn, een
documentnummer toekennen, nl. de datum van de boeking in omgekeerde volgorde.
Weet u niet van wie de betaling is, dan gebruikt u een wachtrekening.
Mogelijkheid 6, u ontvangt een betaling in vreemde munt
Indien u documenten afboekt in een andere
munt dan die van het diversendagboek, dan wordt er een extra veld Betaling ref.munt opgevraagd.
In dat veld vult u het bedrag in dat werkelijk op uw document wordt vermeld.
Dit bedrag kan afwijken van de oorspronkelijke waarde van het document.
Dit is te wijten aan een koersverschil. Dit koersverschil wordt bij het
sluiten van het selectiescherm automatisch weggeboekt in het diversendagboek.
Wenst
u een lijst van alle openstaande posten van de klanten, dan selecteert
u de optie Klant bij
Ventilatie en drukt u op <F8>.
Hebt u na alle voorgaande methodes, nog steeds de juiste klant niet gevonden, dan kunt u steeds gebruik maken van de opzoekvelden om op personalia te zoeken. Deze opzoekvelden moet u configureren via Configuratie, Basisgegevens, Klanten.
Sluit het consultatiescherm niet af als
de gewenste gegevens niet onmiddellijk verschijnen.
U kunt de opzoeking op bedrag, munt,... immers opnieuw uitvoeren.
De procedures zijn hier identiek aan die voor de klant. Bij Ventilatie selecteert u hier wel de optie Leverancier i.p.v. Klant.
Bij Ventilatie selecteert u Grootboekrekening. U selecteert vervolgens de gewenste grootboekrekening in het veld Grootboekrekening met <*> + <Enter> of u geeft het nummer in van de grootboekrekening.
Bij het afpunten van klanten en leveranciers
via het diversendagboek, wordt een diverse post opgemaakt. In tegenstelling
tot het afpunten van klanten en leveranciers via Dagboeken, Afpunten,
Afpunten klanten/leveranciers wordt
geen diverse boeking opgemaakt mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan
(zie Dagboeken, Afpunten, Afpunten klanten
en Dagboeken,
Afpunten, Afpunten leveranciers).
Het einde van een boekhoudstuk geeft u aan door op <CTRL> + <S>
of op de 
toets te drukken.
U kunt alleen maar afsluiten als de geboekte debetbedragen gelijk zijn
aan de geboekte creditbedragen, m.a.w. als het saldo nul is. Indien dit
niet het geval is, moet u eventueel ontbrekende boekingslijnen aanvullen
of foutieve bedragen verbeteren.
Een afrondingsverschil wordt rechtstreeks
in het diversendagboek geboekt.
Standaarddiversen of het kopiëren van diverse boekingen kunt u gebruiken voor diverse posten die u periodiek moet registreren, bv. loonstaten, aanzuiveren btw-rekeningen, maandelijkse afschrijvingen, ...
Het kopiëren van diverse boekingen kan alleen gebruikt worden bij detaillijnen met ventilatie Grootboekrekening.
Als u in het detail van Ingave diversen staat en u klikt op rechtermuisknop, dan kunt u kiezen voor Standaarddiversen. Vervolgens vraagt u een Overzicht via de gelijknamige knop. U verkrijgt een overzicht van alle diverse boekingen die u in het geselecteerde jaar, periode, ... gemaakt hebt. In de kolom Referte staat de referte ingevuld van de eerste detaillijn van de diverse boeking.
De mogelijkheden zijn:
- de boeking overnemen: de boeking die geselecteerd staat, wordt exact overgenomen (ook de referte). U kunt daarbij kiezen om ook de bedragen over te nemen door die keuze aan te vinken.
- de boeking omgekeerd overnemen: debet wordt credit en omgekeerd.
U hebt ook de mogelijkheid om een nieuwe referte in te vullen.
