Dagboeken - Afpunten - Afpunten klanten
Via dit programma kunt u op eenvoudige wijze de openstaande posten van de klanten uitzuiveren.
Het programma voorziet de volgende mogelijkheden:
het toewijzen van een voorschot aan één of meerdere facturen en/of creditnota's;
het afpunten van facturen met creditnota's;
het afpunten van positieve en negatieve facturen;
het gedeeltelijk afpunten van documenten, m.a.w. indien het afgepunte saldo niet gelijk is aan nul kunt u ofwel het bedrag van het document aanpassen, ofwel het verschil overboeken naar een grootboekrekening.
U kunt steeds kiezen voor een manuele of een automatische afpunting.
U geeft de documentstatus, het dagboek, het jaar, de boekhoudperiode, de btw-periode, het documentnummer en de documentdatum in.
U vult vervolgens de klant in die u wenst af te punten en u klikt op Consultatie.
Met <CTRL> + muisklik, duidt u de lijnen aan die u wenst af te punten. Een Ja verschijnt in de kolom. Onderaan rechts ziet u het bedrag dat afgepunt zal worden.
Komt
het saldo na het aanduiden van alle documenten niet op nul, dan kunt u
het overgebleven saldo eventueel overboeken naar een grootboekrekening.
Dit doet u door in het veld Grootboekrekening,
het rekeningnummer van de grootboekrekening in te geven.
U stuurt de afpuntingen definitief door met de toets Doorsturen. Een bijkomende bevestiging wordt u gevraagd.
Bij de
grootboekrekening kunt u een referte invullen. Deze wordt als omschrijving
weergegeven indien u op de lijn van het geselecteerde document, geen referte
hebt ingevuld. Deze referte kunt u terugvinden onder Consultatie,
Historieken, Klanten en Consultatie,
Historieken, Grootboekrekeningen.
U geeft de documentstatus, het dagboek, het jaar, de boekhoudperiode, de btw-periode, het documentnummer en de documentdatum in.
U vult vervolgens de klant in waarvan u de documenten wenst af te punten.
Via Voorstel volgens
en Afwijking bij voorstel
bepaalt u op welke manier het programma eventueel af te punten lijnen
moet zoeken en voorstellen.
Voorstel volgens:
a) Voorstel volgens bedrag: Het programma duidt de documenten aan die
tegenover elkaar wegvallen op basis van de documentbedragen.
Indien er meer dan 20 lijnen zijn, wordt er enkel een voorstel gedaan
voor 2 documenten waarvan het saldo samen nul is. Meer dan 2 documenten
worden in dat geval niet voorgesteld.
Afwijking bij voorstel:
U kunt ervoor kiezen om bij Voorstel
volgens bedrag, documenten waarvan het saldo niet gelijk is
aan 0,00 toch af te punten d.m.v. een afwijking in te stellen.
1) Bedrag: d.m.v. het invullen van een bedrag bepaalt u de afwijking
in plus en in min waarbinnen de documenten toch zullen worden afgepunt.
2) Percentage: d.m.v. het invullen van een percentage bepaalt u de
afwijking in plus en in min waarbinnen de documenten toch zullen worden
afgepunt.
b) Voorstel volgens referte: Het programma duidt de documenten aan
die tegenover elkaar wegvallen omdat ze eenzelfde referte hebben.
Bij de referte waarop gezocht wordt, gaat het om de combinatie van
Onze referte en Uw
referte bij aankoop- en verkoopdocumenten. Bij financiële documenten
gaat het om de detailreferte.
c) Voorstel o.b.v. voortschrijdend saldo: Het programma duidt alle
documenten aan vanaf de eerste lijn tot aan de laatste lijn waarvoor
er in de kolom Voortschrijdend saldo
0,00 staat.
Door op Voorstel te klikken, zal het programma alle lijnen selecteren die automatisch afgepunt kunnen worden.
Zijn alle af te punten documenten aangeduid, dan klikt u op Doorsturen.
Normaal
gezien wordt voor elke doorgestuurde afpunting, een diverse boeking gemaakt.
Enkel indien aan alle volgende voorwaarden voldaan is, kan er afgepunt
worden zonder diverse boeking:
- het saldo van de afpunting moet nul zijn (in de munt van het dossier
en in valuta);
- de afgepunte documenten moeten dezelfde centralisatierekening hebben;
- de afgepunte documenten moeten in dezelfde munt geboekt zijn.
U kunt de boekingen controleren via Dagboeken, Diversen, Afdruk Diversendagboek.
De diverse boekingen dienen eventueel nog gecentraliseerd te worden.
