Voor de medewerkers van uw bedrijf hoeven de namen en functies slecht éénmaal correct ingegeven te worden om er voor te zorgen dat vanaf nu alle documenten correct ondertekend worden.
Voorbeelden
Piet Paaltjes
Katrien Vandenbergh
Eerst de voornaam voluit, dan de familienaam
De vastgeroeste Belgische gewoonte om dit steevast omgekeerd te doen wekt bij onze noorderburen algemene hilariteit op...
Schrijf de voornaam altijd voluit, zodat de bestemmeling weet welke aanspreking hij in zijn antwoord moet gebruiken.
Duidt in Briljant de overeenstemmende aanspreekcode aan, zo niet kan de automatische adressering nooit het correcte resultaat geven.
Helaas ondertekenen veel mensen nog met hun voornaaminitiaal en familienaam (liefst in omgekeerde volgorde dan nog...). Als van de voornaam enkel een initiaal bekend is, dan is het nog belangrijker om de overeenstemmende aanspreekcode aan te duiden (gesteld dat u weet of u met een man of een vrouw te maken heeft...). Beter is het om te trachten de volledige voornaam van uw contactpersonen te achterhalen.
Als het niet duidelijk is welke naam de voornaam is en welke de familienaam, schrijf dan de familienaam in hoofdletters, zoals Dries FRANK.
Help uw zakenrelaties door in uw correspondentie altijd uw volledige voornaam en naam op te nemen, zodat ze correcte aansprekingen kunnen toepassen in hun antwoorden en in hun contact met uw receptiemedewerkers/sters.
Sommige voornamen zoals Chris, Kris, ... worden gebruikt voor mannen én vrouwen. Ook de honderden nieuwe voornamen en allochtone voornamen laten er vaak twijfel over bestaan of ze aan een man of aan een vrouw toehoren.
De conventie is
als er geen verdere aanduiding is, dan is het een man;
een vrouw ondertekent in dat geval ofwel met Mevrouw Voornaam + Familienaam
of laat uit haar functie blijken dat ze met mevrouw wenst aangesproken te worden (b.v. medewerkster verkoopdienst)
Voor de medewerkers van uw bedrijf hoeven de namen en functies slecht éénmaal correct ingegeven te worden om er voor te zorgen dat vanaf nu alle documenten correct ondertekend worden.
In een adres:
De heer Voornaam Familienaam
Mevrouw Voornaam Familienaam
Het ouderwetse Mijnheer, Meneer, De Heer, Jongeheer, Mejuffrouw is volledig in onbruik geraakt.
Als briefaanspreking:
Geachte mevrouw Familienaam
Geachte heer Familienaam
en als er geen contactpersoon is, dan wordt de algemene aanspreking over 2 lijnen gebruikt:
Geachte mevrouw
Geachte heer
na de aanspreking komt geen komma omdat we de op de volgende lijn met een hoofdletter beginnen
heer en mevrouw beginnen niet met een hoofdletter
In de huidige versie van Briljant Administrator worden de voornaam en de familienaam in één veld Naam ingegeven. Het programma weet bijgevolg niet wat de voornaam en wat de achternaam van een persoon is... Hierdoor wijkt in de document lay-outs de briefaanspreking noodgedwongen af van de BIN-norm.
In plaats van Geachte mevrouw Familienaam en Geachte heer Familienaam wordt Geachte mevrouw Naam of Geachte heer Naam afgedrukt.
Als Naam wordt dan afgedrukt wat u als naam heeft ingevuld: Carla Dumoulin, Dumoulin Carla, C. Dumoulin, Dumoulin C., Dumoulin, Carla, Carla (is die blonde), ...
Als u voor de contactpersoon geen aanspreekcode heeft ingevuld, dan wordt
Geachte mevrouw
Geachte heer
afgedrukt zonder naam.