Normen en conventies

Een ijzeren regel in de informatica zegt dat een computer weergeeft wat de gebruiker er heeft ingestopt, ofwel Garbage in, garbage out.
Vrij vertaald Geef uw gegevens slordig in en er ze zullen er ook slordig uitkomen.

Dit geldt in zeer hoge mate voor namen en adressen. Daarom voorzien de BIN-norm in een aantal regels om u te helpen namen en adressen correct in te geven, zodat automatische gegenereerde briefwisseling correct wordt geadresseerd.

Vooral voor namen van contactpersonen is dit erg belangrijk. Vrijwel iedereen ergert zich eraan als zijn of haar naam foutief geschreven is of voorafgegaan wordt door een foutieve aanspreking.

Maak u deze eenvoudige regels eigen en motiveer uw medewerkers/collega's om hetzelfde doen (beter is nog te eisen dat iedereen deze richtlijnen toepast...)

Als slechts één gebruiker van een groep deze regels toepast, dan is dat lovenswaardig voor die persoon, maar verder volkomen zinloos. Uw bestanden met klanten, leveranciers en prospects blijven zich immers vullen met slordig ingegeven namen en adressen...
Het resultaat is dat af en toe een document wordt afgedrukt met correcte aansprekingen. De overige zullen voldoen aan de regel in de 1ste paragraaf van deze pagina...