Hoe het brievensysteem in uw organisatie wordt geïmplementeerd, is afhankelijk van de interne werkprocedures en informatiestroom. Tijdens een voorafgaand onderhoud kan een Briljant consultant u alle ins en outs van het systeem tonen, u helpen de juiste opties te kiezen en de nodige lay-outs aanmaken.
De module Brieven is een standaard voorziening in Briljant Administrator en Account. Het is een bijzonder krachtige tool waarmee u de volledige interne en externe communicatie in uw organisatie beheert.
De impact van het gebruik van de module Brieven op uw bedrijfscommunicatie is zeer groot:
alle berichten vertrekken vanuit Briljant Administrator en worden er ook in bewaard. U hoeft niet meer over te schakelen naar een externe tekstverwerker, een fax- of een mailprogramma;
alle berichten - intern of extern, verslag, nota, brief, fax, mail of telefoongesprek - zijn gerelateerd aan een klant, prospect of leverancier en gebruiken de adresseringsgegevens uit de klanten-, prospecten- of leveranciersfiche;
het tabblad Brieven op het klanten-, prospecten- en leveranciersscherm toont het overzicht van alle interne en externe communicatie met uw klanten, prospecten en leveranciers. U kunt een geselecteerde berichtenregel met een sneltoets openen om alle details van het bericht te zien, te editeren en eventueel opnieuw te verzenden;
teksten worden afgedrukt of verzonden met vrij te bepalen lay-outs; de vormgeving van uw uitgaande correspondentie is altijd uniform en bevat geen tikfouten in de naam- en adresgegevens (in zoverre deze gegevens correct zijn ingegeven in Briljant);
alle berichten zijn opvraagbaar op klant, op persoon, op status, ...
interne berichten over klanten of leveranciers zijn gericht aan één of meerdere medewerkers, die ze afhandelen of ze voorzien van commentaar en ter afhandeling doorsturen aan een andere collega. Ieder bericht heeft een status: Lopend, Op te volgen, Afgehandeld, ...
iedere geautoriseerde medewerker kan de berichtenhistoriek van een klant, prospect of leverancier consulteren en snel op de gestelde vraag antwoorden of doorverbinden met de juiste persoon.
De module Brieven is het transportmiddel én het magazijn voor alle niet-gestructureerde informatie. Ze maakt definitief komaf met handgeschreven nota's, zelfklevende memobriefjes, prikborden, ...
Uiteraard vergt het gebruik ervan een zekere discipline. Maar eens deze tot een gewoonte is geworden, zullen u en zeker uw klanten merken dat:
er weinig of geen informatie meer verloren gaat, wat het werk voor iedereen minder stresserend maakt;
iedereen zich met enkele muisklikken snel op de hoogte kan stellen van de recente interne en externe berichten aan en over een klant, zodat men de telefonische vragen van de klant meestal onmiddellijk kan beantwoorden. Het gebruik van het obligate "ik weet het niet en de betrokken persoon is er niet, maar ik zal hem/haar vragen dat hij/zij u zo snel mogelijk terug belt..." wordt sterk teruggedrongen.
Document archivering
Met de module Document archivering kunnen alle inkomende brieven, faxen, contracten, ... worden gescand en aan een bericht gekoppeld, zodat de persoon aan wie het document is gericht het op zijn scherm kan raadplegen. Het papieren origineel kan onmiddellijk en definitief worden gearchiveerd.
MailMerge
Als de module Prospectenbeheer is geactiveerd, dan hebt u de functie MailMerge ter beschikking. Hiermee verzendt u standaardbrieven, faxen en e-mails aan geselecteerde groepen klanten, prospecten of leveranciers.