Met de module Briljant Document archivering zet uw bedrijf een definitieve stap in de richting van het papierloze kantoor en digital paper flow.
Alle inkomende documenten worden in Briljant aan een overeenstemmend scherm gekoppeld, al dan niet onderverdeeld in specifieke mappen, waarna iedere gebruiker om het even welk document op zijn werkstation kan opvragen, consulteren en indien nodig lokaal kan afdrukken voor verdere verwerking.
Een document is
ofwel een bestand (Excel, Word, ...), een e-mail attachment, een afbeelding (gif, jpg, bmp), ...
Deze bestanden worden via het Briljant Klembord toegewezen (gekoppeld) aan een klant, een leverancier, een brief, een order, ...
ofwel een papieren document (brief, order, contract, fax, notitie, factuur, foto, werktekening, ...) dat met behulp van een vlakbedscanner wordt omgezet in een digitale afbeelding. Dit afbeeldingsbestand wordt vervolgens gekoppeld aan een klant, een leverancier, een brief, een boeking, ...
Het is zeer belangrijk om vooraleer met document archivering van start te gaan, uw documentenstroom te analyseren en de juiste werkwijze en de bijhorende procedures vast te leggen. De Briljant consultants zijn hierbij de aangewezen personen om u te adviseren.
Enkele voorbeeldsituaties
U archiveert documenten zonder iemand erop te attenderen dat het document digitaal beschikbaar is. Dit kan bijvoorbeeld op een boekhoudkantoor. De documenten (balansen, BTW-aangiften, ...) worden aan de klant gekoppeld en de medewerkers van het kantoor weten wel dat deze documenten beschikbaar zijn en waar ze te vinden.
U scant tijdens het boeken al uw aankoopfacturen en koppelt ze aan het boekingsscherm. Dit bespaart u naderhand vele uren opzoekingswerk en het houdt de stapels ringmappen weg van uw werkplek.
Werkt u in een handelsomgeving? Dan is het niet enkel van belang dat u een door een klant voor akkoord getekend order (of ieder ander document dat opvolging vereist) archiveert, maar ook dat u een collega van de dienst orderafhandeling erop attent maakt dat dit order binnen is en moet worden afgehandeld.
Als u het order gewoon archiveert op de klant, dan is het wel gearchiveerd, maar niemand weet ervan en niemand zal het opvolgen...
In dit geval is het aangewezen te werken met brieven. Open een nieuwe brief op naam van deze klant en gericht aan de collega die verantwoordelijk is voor de opvolging. Tik een korte verwijzing in (b.v. Order xxx OK) en scan het order in. Het document wordt automatisch aan deze brief gekoppeld. De bestemmeling van deze brief wordt er op gewezen dat én het order binnen is én dat de afbeelding ervan aan deze brief is gekoppeld. Hij kan het order consulteren en eventueel op zijn lokale printer afdrukken.
Ga naar Instellingen om de module Document archivering te configureren.
Mail mij uw offerte voor de module Briljant Document Archivering .