Om de module Briljant Document archivering te kunnen gebruiken, dient uw PC of netwerk met een of meerdere TWAIN-compatibele vlakbedscanners te zijn uitgerust. Voor de installatie van deze scanners verwijzen we naar de installatievoorschriften die bij de toestellen werden meegeleverd of naar uw hardware leverancier.
De enige instelling is het configureren van de vlakbedscanner. De scanner dient te zijn aangesloten op de PC of netwerk alvorens u de instellingen in Briljant kunt uitvoeren.
Open een nieuwe of een willekeurige bestaande brief. De knoppen Scan 
en Scan setup 
op de knoppenbalk worden actief.
Klik op de knop Scan setup om het venster Scannen van documenten te openen.
In het veld Source kiest u de scanner die u wenst te gebruiken. Het is afhankelijk van het merk en het type scanner welke instellingen u zelf kunt bepalen. Sommige instellingen worden door de scanner zelf bepaald.
Belangrijk zijn de velden Kleur (kies voor zwart/wit of kleur) en Resolutie.
Een resolutie van 150 DPI is normaal voldoende voor standaard documenten. Scant u hoofdzakelijk werktekeningen, stel de resolutie dan in op 300 DPI. Hierdoor zal de bestandsgrootte uiteraard ook verhogen.
De bestandslocatie én de bestandsnamen worden automatisch toegekend. De bestandsnaam bestaat uit twee delen: het volgnummer van het document waaraan de scan wordt gekoppeld en het volgnummer van de scan (er kunnen meerdere scans aan één document worden gekoppeld). Na het scannen kunt u deze automatisch toegekende benaming wijzigen in een betekenisvolle naam, b.v. Balans_300603.tif
Bestandsformaten
De documenten worden opgeslagen, ofwel als JPG-bestand voor kleurenscans, ofwel als TIF-bestand voor zwart/wit scans.
Scant u altijd een bepaald deel van een document, dan kunt u het selectiegebied ingeven en deze waarden doorgeven aan de scanner.
Rekent u even mee:
één gescand A4-blad (zwart/wit scan met resolutie van 150 dpi) in JPEG-formaat is +/- 35 Kb;
er kunnen 290 dergelijke documenten in één megabyte en 30 000 in één gigabyte;
een harde schijf van 80 Gb kost plm. € 150 en kan 2 400 000 A4-tjes bevatten. Dit is de inhoud van 4 800 ringmappen, goed voor 384 lopende meters archief...
Als u omwille van een betere leesbaarheid op 300 dpi i.p.v. 150 dpi wil scannen, dan wordt één A4-tje +/- 95 Kb groot. U kunt dan nog altijd ongeveer 900 000 pagina's kwijt op een harde schijf van 80 Gb.