Duid het document opnieuw aan om het
te selecteren.
Dagboeken - Financieel - Ingave financieel
Hier registreert u uw financiële verrichtingen van de banken, kassen en postrekeningen.
Bij het ingeven van het allereerste uittreksel van een bepaald dagboek dient u altijd het beginsaldo manueel in te geven.
Dagboek, Jaar, Boekhoudperiode, Btw-periode.
Documentnummer, Datum, Koers, Beginsaldo, Eindsaldo, Huidig saldo.
Via ventilatie kiest u de aard van de financiële verrichting. U hebt volgende mogelijkheden:
Klant
Leverancier
Grootboekrekening
Bankkosten met btw
Dagontvangsten
Naargelang de keuze krijgt u een ander ingavescherm te zien.
De te volgen werkwijze bij de betaling van een klant of aan een leverancier, is afhankelijk van de gekende gegevens en de documenten die betaald worden.
Via de creatie van het financiële dagboek
(zie Ingave,
Basisgegevens, Financiële dagboeken) configureerde u het veld
Zoeken op bij Doc
klanten volgens en Doc. leveranciers volgens.
De functietoets <F8> is echter heel belangrijk bij het opzoeken van
documenten. Het gebruik van deze toets houdt in dat Expert/M Plus, de opzoeking zal starten op basis van de op dat
moment ingevulde gegevens.
Indien de opzoeking meerdere documenten als resultaat heeft, krijgt u een
overzicht van alle documenten die aan de selectiecriteria van de opzoeking
voldoen.
Documenten die betaald worden, kunt u aanduiden met de muis of d.m.v. de
pijltjes- en de <Enter> toets. Als u alle documenten hebt aangeduid,
kunt u het scherm verlaten door op de <+> toets of op <OK>
te klikken. Het consultatiescherm wordt dan gesloten en de aangeduide
documenten worden in de financiële boeking opgenomen.
Duid het document opnieuw aan om het
te selecteren.
Om met de zgn. Automatische kassa
te kunnen werken, moet u eerst als
ventilatie Klant of Leverancier
selecteren. Vervolgens gebruikt u de
functietoets <F12> om een overzicht te krijgen van de documenten
(in EUR) waarvoor een betaaldatum en een financieel dagboek werden ingevuld,
voor het dagboek waarin u aan het werken bent.
We onderscheiden volgende situaties bij het opzoeken van documenten.
Mogelijkheid 1, u kent het klant- en/of het factuurnummer:
U vult het klantnummer, de naam van
de klant en/of het documentnummer in. U drukt vervolgens op <F8>.
Indien er maar 1 combinatie van de gevraagde gegevens bestaat, wordt het
bedrag van dat document onmiddellijk voorgesteld in het ingavescherm van
de financiële verrichting. U kunt het bedrag nog wijzigen indien u niet
de volledige factuur betaalt.
Zijn er meerdere documenten met hetzelfde documentnummer voor de ingegeven
klant, dan krijgt u een overzicht van de betreffende documenten.
Mogelijkheid 2, u kent noch het klant-, noch het factuurnummer:
Indien u een verrichting boekt die betrekking heeft op een individuele rekening maar het individuele rekeningnummer en het documentnummer zijn ongekend, dan kunt u het document opzoeken via het bedrag.
Bij Ventilatie selecteert u Klant en u drukt <F7> om onmiddellijk naar het veld Bedrag document te gaan. U vult het op te zoeken bedrag in en u drukt op <F8>. Het programma zoekt nu alle documenten met het ingegeven bedrag als saldo. Als u in het F8-scherm nogmaals Consultatie doet, dan wordt er ook rekening gehouden met het afwijkingspercentage dat u hebt ingegeven bij de creatie van het financieel dagboek (zie Ingave, Basisgegevens, Financiële dagboeken).
Mogelijkheid 3, u ontvangt een groepsbetaling:
U selecteert de gewenste klantenfiche in het veld Klant met <*> + <Enter> of u geeft het klantnummer in en u drukt <F8> om een overzicht te krijgen van alle openstaande facturen/creditnota's van die klant. Net zoals u 1 document aanduidt, kunt u ook verschillende documenten aanduiden. Het veld Totaal betalingen geeft het totaal van de geselecteerde documenten weer. Zoekt u echter een bepaald bedrag, dan kunt u dit bedrag invullen in het veld Totaal te betalen. Voor elk document dat u vervolgens selecteert, wordt het resterende bedrag getoond in het veld Nog te betalen.
Mogelijkheid 4, u ontvangt een deelbetaling:
Punt u maar een deel van het document af, dan kunt u na het selecteren van het document in het selectiescherm, het veld Betaling document aanpassen.
Hebt u in uw selectie maar 1 document, dan wordt het selectiescherm niet getoond en kunt u het bedrag onmiddellijk aanpassen in de boekingslijn van de financiële verrichting.
Mogelijkheid 5, u ontvangt een voorschot
Met voorschotten worden de betalingen
bedoeld waarvoor u geen document hebt aangeduid om af te punten.
Betalingen waarvan u de klant maar niet het documentnummer kent, worden
geboekt op de voorschottenrekening ingegeven bij de creatie van het financieel
dagboek (zie Ingave,
Basisgegevens, Financiële dagboeken). Een voorschot boekt u
door het klantnummer en het bedrag in te vullen en op <F10> te drukken.
Indien u zelf geen (fictief/intern) documentnummer ingevuld hebt, dan
zal Expert/M Plus na het drukken op <F10> een documentnummer toekennen,
nl. het documentnummer van de financiële verrichting.
Weet u niet van wie de betaling is, dan gebruikt u een wachtrekening.
Mogelijkheid 6, u ontvangt een betaling in vreemde munt
Indien u documenten betaalt in een andere
munt dan die van het financieel dagboek, dan wordt er een extra veld Betaling rekening opgevraagd.
In dat veld vult u het bedrag in dat werkelijk op uw rekeninguittreksel
wordt vermeld. Dit bedrag kan afwijken van de oorspronkelijke waarde van
het document. Dit is te wijten aan een koersverschil. Dit koersverschil
wordt bij het sluiten van het selectiescherm automatisch weggeboekt in
het financieel dagboek.
Wenst
u een lijst van alle openstaande posten van de klanten, dan selecteert
u de optie Klant bij
Ventilatie en drukt u op <F8>.
Met <F9> kunt u alle
documenten oproepen.
Hebt u na alle voorgaande methodes, nog steeds de juiste klant niet gevonden, dan kunt u steeds gebruik maken van de opzoekvelden om op personalia te zoeken. Deze opzoekvelden moet u configureren via Configuratie, Basisgegevens, Klanten.
Sluit het consultatiescherm niet af als
de gewenste gegevens niet onmiddellijk verschijnen.
U kunt de opzoeking op bedrag, munt,... immers opnieuw uitvoeren.
De procedures zijn hier identiek aan die voor de klant. Bij Ventilatie selecteert u hier wel de optie Leverancier i.p.v. Klant.
Wanneer u onderaan op de ventilatielijn, een betaling ingeeft met de ventilatie Leverancier, dan kunt u de code Aard koppelen aan de betaling.
Bij Ventilatie selecteert u Grootboekrekening. U selecteert vervolgens de gewenste grootboekrekening in het veld Grootboekrekening met <*> + <Enter> of u geeft het nummer in van de grootboekrekening.
Met deze ventilatiecode kunt u de kosten onderworpen aan btw boeken in de financiële verrichtingen en ook automatisch laten opnemen in de btw-aangifte.
Een extra boekingslijn wordt automatisch
aangemaakt met het bedrag btw op bankkosten dat automatisch door het programma
wordt berekend.
Met deze ventilatiecode kunt u verkopen zonder factuur rechtstreeks in het financieel dagboek verwerken en ook automatisch laten opnemen in de btw-aangifte.
Een extra boekingslijn wordt automatisch
aangemaakt met het bedrag btw op verkopen dat automatisch door het programma
wordt berekend.
Het einde van een uittreksel geeft u aan door op <CTRL> + <S>
of op de 
toets te drukken.
De computer berekent of de ingegeven bedragen gelijk zijn aan beginsaldo
minus eindsaldo en indien niet, zal een boodschap worden gegeven en geweigerd
worden van af te sluiten. Er zijn twee oplossingen mogelijk: als het eindsaldo
foutief was ingegeven, kan dit alsnog verbeterd worden. Indien er foutieve
bedragen op de boekingslijnen staan, kunnen deze ook nog worden verbeterd
en ontbrekende boekingslijnen kunnen nog worden toegevoegd.
Een afrondingsverschil wordt rechtstreeks
in het financieel dagboek geboekt.
