Menu Beheer, Klanten
Om de steeds aanzwellende papierstroom enigszins te helpen indijken én om te besparen op portkosten, voorziet Briljant Administrator de mogelijkheid om facturen automatisch te mailen aan de klanten.
In het klantenscherm kunt u een van de volgende facturatie-opties aanvinken:
printen (is default instelling na installatie van de update)
printen en PDF versturen (in afwachting van goedkeuring om enkel elektronisch gefactureerd te worden)
elektronisch versturen (na goedkeuring door klant)
De twee eerste opties spreken voor zich. Bij de derde optie wordt enkel een mail verstuurd met de factuur als pdf-document in bijlage.
Ter informatie kunt u nog de datum en de naam invullen van de persoon (bij de klant) die u de toestemming heeft gegeven om elektronisch gefactureerd te worden.
Bij de contactpersonen geeft u één of meerdere personen in met hun mailadres en vinkt u aan dat zij de ontvanger zijn van de elektronische facturen.
Vanaf nu zal elke facturatie (vanuit afleverbonnen, verzamelfacturatie en vanuit kassa) volgens deze instructies verlopen.
Uiteraard is de tekst van het e-mailbericht aanpasbaar. Standaard wordt de print lay-out van de factuur gebruikt om de pdf te genereren, maar onze medewerkers van de Service Desk kunnen uw lay-out zo aanpassen dat op de pdf een speciale vermelding wordt aangebracht.
Tenslotte kunt u in het scherm Facturen opvolgen uw gemailde facturen per klant opvragen, opnieuw mailen of afdrukken.