Het opstarten van een geïntegreerd systeem voor urenregistratie betekent meestal een vergaande ingreep in de administratie. Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, is Administrator niet geconfigureerd voor urenregistratie, omdat vrijwel alle parameters (werknemers, uurroosters, jobs en uurprijzen) specifiek zijn voor het bedrijf. Een voorafgaande bespreking met een Briljant consultant om alle aspecten te evalueren, is meestal de aangewezen manier om snel en efficiënt met de urenregistratie van start te gaan.
Werknemers: alle werknemers die voor urenregistratie in aanmerking komen, dienen eerst te worden gedefinieerd.
Jobs: een onbeperkt aantal jobs kan worden aangemaakt. Een job is al dan niet factureerbaar, d.w.z. hij kan al dan niet op een afleverbon terecht komen.
Uurregeling: per werknemer kan een individueel uurrooster worden aangemaakt. Indien niet, dan geldt het algemene uurrooster voor alle werknemers.
Diverse instellingen: verplicht in te vullen velden, toegankelijkheid van soorten bonnen, scanner instellen, ...
1. Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel
Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel.
Definieer de werknemers in de kolommen Nummer, Naam en eventueel KP uurloon EUR. In een omgeving met frequente personeelswisselingen, kan voor Nummer en Naam beter geen initialen en de naam worden ingeven, maar een volgnummer.
2. Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Job
Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Job.
Code: vul de jobcode in (8 kar.), b.v. ASS voor Assemblage.
Omschrijving: vul de omschrijving van de job, b.v. Assemblage.
Rekeningnr: vul de grootboekrekening in waarop deze jobfacturatie wordt geboekt.
BTW-code: vul de van toepassing zijnde BTW-code in. Indien u deze code voor factureerbare jobs niet invult, dan moet u hem telkens op de afleverbon invullen.
Dagcode: vrij in te vullen codes voor rapportering aan het sociaal secretariaat, b.v. ZK voor Ziekteverlof, WD voor Werkdag, KL voor Klein verlof, ...
Factureren: bepaalt of deze job al dan niet op een artikellijn op een afleverbon kan terechtkomen.
Tabblad VP Uurloon: vul in ieder geval voor de factureerbare jobs de verkoopprijs van een uur in. De beschikbare prijscategorieën worden getoond. Met Beheer kolommen kunt u tevens de voorgedefinieerde valuta tonen en invullen.
Tabblad Teksten: vul hier ofwel een meer uitgebreide tekstuele omschrijving in, ofwel een omschrijving per taal. Deze teksten worden per artikellijn gebruikt in de kolom Omschrijving op de bonnen.
3. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Uurregeling
In dit scherm kunt u per werknemer een individueel uurrooster opbouwen. De werknemer moet uiteraard reeds zijn aangemaakt onder 1.
Bij urenregistratie met de barcode scanner zal het programma automatisch de ingegeven pauzetijden mee opnemen.
4. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Uren
Kostprijs uurloon: dit uurloon wordt voor alle werknemers gehanteerd, tenzij u onder Personeel (1.) individuele uurlonen heeft ingegeven.
Verplicht in te vullen velden: velden Project, Job, Tekst en Bon. Indien aangevinkt is de gebruiker verplicht dit veld in te vullen.
Overnemen op volgende lijn: voor versnelde ingave. De velden Klant, Bon en Job worden automatisch overgenomen op de volgende lijn.
Gebruikte bonnen: duidt aan voor welke soort bonnen de urenregistratie wordt ingeschakeld. U kunt beperken tot enkel openstaande bonnen of volledige of gefactureerde/klaar om te factureren bonnen.
Uren rechtstreeks op bon ingeven: indien aangevinkt, dan zijn de velden toegankelijk op het tabblad Uren op de betreffende bonnen. U kunt dan uren rechtstreeks op de bon ingeven of reeds ingegeven uren wijzigen. Indien uitgevinkt, dan zijn deze velden niet toegankelijk voor input of wijziging.
Scanveld: voor initialiseren van de barcode scanner in het scherm Ingave uren.
Minimum- en maximumduur: het systeem aanvaardt geen tijdsduur minder, c.q. meer dan de opgegeven waarden.
Default boek: vul het standaard urenboek in.
Boek vast: indien aangevinkt, kan het default boek tijdens de ingave niet worden gewijzigd.
Met lijnnr: iedere ingavelijn krijgt een ingavenummer.
Ingelogde gebruiker als persoon invullen: indien aangevinkt, dan wordt in de schermen Uren, Beheer en Ingaven uren, de ingelogde gebruiker automatisch als persoon ingevuld. (Te gebruiken op kantoren waar iedere gebruiker zijn eigen tijdsgebruik registreert.)
Duur max. 8u/dag. Rest naar verplaatsingstijd: indien meer dan 8 uren per dag worden ingegeven, dan wordt het resterende gedeelte automatisch als verplaatsingstijd geregistreerd.
Uren per persoon overnemen: indien aangevinkt, dan worden de uren bij het overhalen naar bonnen, opgesplitst per persoon.
Tijdsregistratie brieven en Job brieven: activeert het systeem van tijdsregistratie in het scherm Brieven. Geef tevens de job waaraan waarop deze geregistreerde tijden worden toegewezen. (Dit systeem is bestemd voor service desks.)
Overgedragen uren afronden: voor het overnemen van uren op afleveringen kan men bepalen of de per job getotaliseerde uren afgerond worden. Geef het aantal minuten in (bv. 10, 15, 30, 60, ...) en het systeem van afronden (naar boven, naar beneden of naar de dichtsbijzijnde eenheid).