Bij het aanmaken van een dossier wordt er automatisch een standaardlay-out voorzien, zowel voor de facturen, de btw-brief, de aanmaningen als de domiciliëringsberichten. De lay-out van deze documenten kan worden aangepast aan de specifieke noden van de firma. Alle lay-outs worden aangemaakt volgens hetzelfde principe. Zowel voor de facturen, de btw-brief, de aanmaningen als de domiciliëringsberichten worden in feite dezelfde schermen gebruikt, enkel de gegevens verschillen.
Bij het wijzigen van een lay-out beschikt de gebruiker over 2 schermen:
Een eerste scherm (eigenschappenscherm) waarmee velden kunnen worden toegevoegd, eigenschappen gewijzigd en velden geschikt.
Een tweede scherm met de weergave van de lay-out.
Er zijn 3 soorten velden:
Expert/M velden
Dit zijn velden of parameters waarvan de inhoud volledig bepaald wordt door Expert/M zelf, bv. Klantnaam.
Expert/M velden met variabele omschrijving
Dit zijn teksten die de gebruiker zelf kan bepalen, maar waarover Expert/M de controle behoudt over het al dan niet tonen ervan.
Bij de btw-brief maandaangifte is er bv. een tekst Te betalen voor die wordt afgedrukt voor de uiterste datum van betaling. Indien er wordt teruggetrokken van de btw hoeft deze tekst niet te worden afgedrukt.
Soms dient er een verschillende tekst te worden gebruikt, naargelang de situatie. Bv. wanneer er betaald moet worden aan de btw of teruggetrokken: het tekstveld met de naam Tekst Bedrag te betalen|Bedrag terug te trekken. De verschillende opties van zo'n tekst worden gescheiden door een "|". In de eigen omschrijving moet de gebruiker dan ook alle opties voorzien, eveneens gescheiden door een "|" (bv. Te betalen|Terug te trekken). In het voorbeeld zal de eerste optie worden afgedrukt indien er moet worden betaald, de tweede optie indien er wordt teruggetrokken.
Vrije tekstvakken
Deze teksten worden volledig bepaald door de gebruiker en worden in alle omstandigheden afgedrukt.
Zowel
vrije tekstvakken als Expert/M velden met variabele omschrijving kunnen
in 4 talen worden ingegeven.
Wenst u een horizontale of verticale lijn te voorzien, dan maakt u een rechthoek zo smal of klein dat er nog een lijn overblijft.
U kunt
enkel afbeeldingen in de secties Hoofding en Voet toevoegen.
Er zijn 3 secties per lay-out: Hoofding, Detail en Voet. De detailsectie wordt herhaald voor elke detaillijn van het betreffende rapport.
Hoofding- en voetsectie bevatten maximaal 50 tekstvakken en 20 rechthoeken; de detailsectie maximaal 20 tekstvakken en 20 rechthoeken.
Op het lay-outscherm zijn de secties gescheiden door een horizontale grijze lijn.
Velden
kunnen niet wisselen van sectie.
Alle afmetingen en posities zijn aangeduid in pixels.
De Boven-posities van velden gelden t.o.v. de eigen sectie.
Om een veld toe te voegen, kiest u het tabblad Toevoegen op het eigenschappenscherm. Vervolgens dient u aan te duiden in welke sectie het veld (de parameter) dient te komen en welk type het moet zijn.
Indien u kiest voor een tekstvak bij het type, dan dient u het tekstveld te selecteren dat u wilt toevoegen.
De keuze die u hebt, hangt af van de lay-out waar u op dat moment mee werkt en de sectie waarin u wilt toevoegen.
Kies Vrij tekstvak voor een vrije tekst.
Door de knop Toevoegen te gebruiken, voegt u het veld effectief toe. Het veld verschijnt nu in de linkse kolom van het eigenschappenscherm en in de linkerbovenhoek van de gekozen sectie op het scherm met de weergave van de lay-out. Bij een variabel tekstvak springt de cursor naar de omschrijving.
U kunt velden selecteren zowel in het eigenschappenscherm als in het lay-outscherm. Een geselecteerd veld kunt u herkennen aan de selectieblokjes op de hoeken. In het eerste scherm (eigenschappenscherm), kunt u op de linkse lijst klikken, het veld zal dan eveneens aangeduid worden in het tweede scherm (en omgekeerd).
U kunt meer dan één veld in de lijst selecteren door de <CTRL> toets ingedrukt te houden.
In het tweede scherm moet u op een veld klikken om het te selecteren.
Door de <CTRL> toets ingedrukt te houden, kunt u andere velden in de selectie opnemen (of weer verwijderen).
U kunt ook een groep velden selecteren door de muisknop in te drukken naast een veld. Als u dan de muis beweegt, verschijnt er een donker selectievlak. Alle velden die zich gedeeltelijk binnen dit vlak bevinden, zullen worden geselecteerd.
Na het selecteren, verschijnen in het eigenschappenscherm alle gegevens die van toepassing zijn op de selectie. Dit kan dus verschillen naargelang u een tekstvak of een rechthoek hebt geselecteerd.
Indien verschillende velden tegelijk zijn geselecteerd, worden enkel de eigenschappen van het veld met de donkere blokjes weergegeven, dit is normaal gezien het laatst geselecteerde veld.
Wijzigingen hebben wel betrekking op alle geselecteerde velden.
Indien verschillende types werden geselecteerd, ziet u enkel de gemeenschappelijke kenmerken.
Om een selectie ongedaan te maken, klikt u ergens in het witte gedeelte van het lay-outscherm.
De naam van het geselecteerde veld wordt ook getoond in de titelbalk van het eigenschappenscherm.
U kunt een veld verwijderen door het te selecteren en dan op de <DELETE> toets te drukken of de knop onderaan het eigenschappenscherm te gebruiken.
U kunt de positie van een selectie wijzigen door de velden in het lay-outscherm te verslepen of een nieuwe positie in te tikken in het eigenschappenscherm. U kunt een meervoudige selectie van velden ook rangschikken met de oplijnknoppen onderaan het eigenschappenscherm, bv. links oplijnen, d.w.z. dat u alle velden naar links verschuift volgens het veld in de selectie die zich het meest links bevindt.
Met de pijltjestoetsen kunt u eveneens de selectie verplaatsen.
Als u met de muis de selectieblokjes versleept, dan past u de afmetingen aan i.p.v. het veld te verplaatsen. U kunt de afmetingen van een meervoudige selectie gelijk maken door de knoppen op het eigenschappenscherm te gebruiken.
Het verslepen van de selectieblokjes lukt enkel als er slechts één veld is geselecteerd.
De gemakkelijkste manier om de afmetingen van een sectie te wijzigen, is de sectietitels rechts onderaan de sectie naar boven of beneden te verslepen op het lay-outscherm.
U kunt ook in het eigenschappenscherm op het tabblad 'Sectie' de hoogte wijzigen.
Het eigenschappenscherm laat toe om op de gebruikelijke manier het lettertype en de grootte ervan te wijzigen. Vet, onderlijnen, schuin schrift en de uitlijning binnen de velden kunnen eveneens gekozen worden. De achtergrond- en voorgrondkleur zijn eveneens te wijzigen in het eigenschappenscherm. Eventueel kunt u een kleur kiezen door Custom te kiezen uit de lijst.
De omschrijvingen kunnen worden ingegeven worden in de 4 talen. Door de taal van een selectie te wijzigen, kunt u zien hoe de lay-out er in een andere taal uitziet.
Via de knop op het eigenschappenscherm is het mogelijk een afdrukvoorbeeld te bekijken. Hier zijn de vrije teksten weergegeven zoals ingevuld in de lay-out. Voor teksten met opties (zie types) is de langste optie weergegeven. De Expert/M velden zijn opgevuld met cijfers, te beginnen met 2. Dit om een idee te geven van de mogelijke lengte van het veld.
Na het toevoegen van een afbeelding moet u het pad naar het bestand invullen of opzoeken via de bladerknop. Let er wel op dat de afbeelding steeds beschikbaar is en van het formaat .bmp (bitmap) of .jpg is.
De laatst
bewaarde versie wordt afgedrukt.
Er wordt steeds gecontroleerd of de wijziging die u wilt doorvoeren wel mogelijk is. U kunt bijvoorbeeld de hoogte van enkele geselecteerde velden niet wijzigen indien die wijziging zou meebrengen dat één van de velden zou uitbreiden over de grens van zijn sectie.
U kunt de lay-out bewaren via de gebruikelijke knop op de knoppenbalk bovenaan.
Via de knop Wijziging verwijderen leest u opnieuw alle gegevens in, zonder eerst uw wijzigingen te bewaren. Zo komt u dus terug in de laatst bewaarde versie.