De documenthoofding kan de volgende elementen bevatten (maar hoeft ze niet allemaal te bevatten):
documentnaam: offerte, order, bestelling, ... gevolgd door een volgnummer
pagina-aanduiding
klantnummer
btw-nummer van de klant (wettelijke verplicht)
telefoonnummer van de klant
faxnummer van de klant
plaats en datum
ons kenmerk/referentie
uw referentie/kenmerk
Het telefoon- en faxnummer van de klant zijn niet voor de klant bestemd, maar wel voor u zelf ingeval u deze klant wilt opbellen over dit document c.q. hem dit document wil faxen. Is het niet bij de hand hebben van het telefoonnummer niet vaak aanleiding om het telefoontje dan maar uit te stellen tot later ...
Zie de volgende pagina voor de notatie van telefoonnummers, datums, referenties, getallen, ...
Volgens de BIN-norm worden deze gegevens bij voorkeur gestructureerd in één tekstbalk afgedrukt. Zo nemen ze het minste ruimte in en zijn ze makkelijk terug te vinden op het document.
De Briljant standaard lay-outs volgen deze norm. Naargelang het type document kunnen er andere gegevens in de documenthoofding zijn opgenomen.