Een e-mail met pdf-bestand verzenden

De toevloed aan spamberichten in onze mailboxen noopt providers en systeembeheerders ertoe om de spamfilters op de mailservers alsmaar fijnmaziger in te stellen. Natuurlijk lopen we hiermee het risico dat bona fide e-mails toch als spam worden behandeld, omdat ze toevallig een combinatie van kenmerken hebben die door de spamfilter als risicodragend worden beschouwd.

Wat is een spamfilter en hoe werkt dat?
Een spamfilter is een programma dat een aantal regels en logica hanteert om een e-mailbericht al dan niet als spam te kwalificeren en in quarantaine te plaatsen dan wel te verwijderen.
Is er een afbeelding ingesloten in het bericht? Is de titel in een groot en vet lettertype gezet?  Is de achtergrond gekleurd?  Bevat de tekst bepaalde woorden of enkel een website-adres? Dit zijn slecht enkele van de vele criteria die ze hanteren. Bepaalde combinaties van deze criteria doen een spamfilter besluiten dat een e-mailbericht spam is, ook al staan de afzender en de inhoud verder boven iedere verdenking.

Het probleem

Briljant verzendt e-mails die met behulp van lay-outs zijn vormgegeven. Ze bevatten meestal een bedrijfslogo en maken gebruik van kleur en specifieke lettertypes. Het gevolg laat zich raden: een beetje té uitbundig gebruik van deze opmaakkenmerken kan voldoende zijn om de spamfilter bij uw klant te alarmeren en uw gemailde brief, offerte, bevestiging, ... in de spambox te doen belanden.

... en de oplossing

Onze oplossing bestaat erin om een bericht zonder enige opmaak (platte tekst) of met een sobere opmaak te verzenden en het eigenlijke document (brief, offerte, orderbevestiging, bestelling, ...) automatisch om te zetten in een Acrobat pdf-document en dat als bijlage aan uw bericht te hechten en mee te verzenden.

De spamfilter vindt geen argumenten meer om uw bericht tegen te houden en uw relatie ontvangt toch een duidelijke mail mét pdf-document in uw huisstijl.

Meerdere mogelijkheden

Gelukkig zijn het tot nog toe slechts enkelingen die deze problemen ondervinden met hun Briljant-mails. Daarom geven we hier nog een overzicht van de verschillende mogelijkheden die dit aangepaste mailsysteem u biedt.

• U ondervindt geen problemen met spamfilters:

• • verzend uw e-mails met volledige opmaak zoals voorheen;

  • verzend uw e-mails met opmaak én met het document als pdf-bestand in bijlage.

• Uw klanten of leveranciers melden u dat uw mails soms worden tegengehouden door hun eigen spamfilter of die van hun internetprovider:

• • verzend het e-mailbericht als niet-opgemaakte tekst en voeg automatisch het opgemaakte document als pdf-bijlage toe;

  • verzend het e-mailbericht met een sobere html-opmaak (zonder logo, kleuren, tabellen, ...) en voeg automatisch het opgemaakte document als pdf-bijlage toe.

Voor de gebruikers van Documentarchivering
De module Documentenarchivering bewaart alle verzonden e-mails. Dus zowel het e-mailbericht (in tekst of html-opmaak) én het automatisch gegenereerde pdf-document zijn achteraf consulteerbaar.
Hiertoe kunt u in ieder scherm dat voorzien is van een tabblad E-mail, met Kolombeheer de kolom Documenten activeren. Voor ieder gemaild document wordt hierin een documentsymbool getoond. Het volstaat te klikken op dit symbool om het klembord te openen met daarin de bewaarde tekst-, html- en pdf-bestanden.

Hoe instellen?

Er zijn verschillende combinaties mogelijk om uw mailbericht tot bij de ontvanger te krijgen. Dit zijn de twee meest voor de hand liggende mogelijkheden.

• E-mail mét opmaak en mét het document als pdf-bijlage

1. 1. Open het menu Instellingen, Lay-out, E-mail.

   2. Selecteer met F2 de lay-out die u wenst aan te passen.

   3. Selecteer in PDF document lay-out een bestaande print lay-out.

   4. Bewaar de nieuwe e-mail lay-out met F5.

   5. Kies deze aangepaste e-mail lay-out bij het verzenden van het bericht.

• E-mail zonder opmaak en mét het document als pdf-bijlage
  Als u al problemen heeft ondervonden met spamfilters - of u wilt ze in de toekomst vermijden - stel dan de derde van de hoger vermelde mogelijkheden in. De ontvanger krijgt een eenvoudig, niet opgemaakt bericht:

Geachte

U vindt de gevraagde informatie in bijlage.

met vriendelijke groeten

samen met opgemaakte pdf-document als bijlage.

Zo stelt u dit in.

1. 1. Open het menu Instellingen, Lay-out, E-mail.

   2. Selecteer als Code het type e-mail lay-out (offerte, order, brief, …) en vul een code en omschrijving in.

   3. Vink Stuur als tekst aan.

   4. Vul in XSL pdfbijlage.xsl in (deze xsl is standaard aanwezig).

   5. Selecteer in PDF document lay-out een bestaande print lay-out.

   6. Bewaar de nieuwe e-mail lay-out met F5.

   7. Kies deze nieuwe e-mail lay-out bij het verzenden van het bericht.

Voor het instellen van andere mogelijkheden of het aanpassen van lay-outs maakt u best een afspraak met de Helpdesk.