Menu Beheer, Artikels, tabblad Teksten
Het tabblad Teksten kan voor twee doeleinden worden gebruikt:
om meertalige artikelbenamingen in te geven;
om een uitgebreide commerciële artikelomschrijving in te geven, b.v. voor gebruik op offertes.
Selecteer op het tabblad Teksten eerst de taal en tik vervolgens de artikelbenaming in deze taal in. Bewaar met F5.
Bij het instellen van de kolommen in de schermen Offertes, Orders en Afleveringen activeert u vervolgens de kolom Omschrijving in plaats van de kolom Benaming. De vertaalde artikelbenaming verschijnt dan in de kolom Omschrijving, afhankelijk van de taalcode van de klant.
Vervolgens kunt u in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Artikel nog twee instellingen doen:
Omschrijving in dossiertaal overnemen: zorgt ervoor dat de omschrijving in de dossiertaal (b.v. Nederlands) wordt overgenomen als er geen omschrijving in de klanttaal (b.v. Frans) is ingevuld. Laat u dit veld uitgevinkt, dan zal bij het ontbreken van een omschrijving in de klanttaal, het veld Omschrijving in het scherm Offerte, Order of Aflevering leeg blijven. U kunt de vertaling in de klanttaal dan eventueel manueel intikken in het document.
Korte omschrijving overnemen: zorgt ervoor dat bij het ontbreken van een anderstalige artikelbenaming in het tabblad Teksten, de inhoud van het veld Benaming wordt overgenomen in het veld Omschrijving in de schermen Offerte, Order of Aflevering. Zo behoeft b.v. de artikelbenaming “ZIP Drive 200 Mb Parallel” geen vertaling in het Engels. Deze instelling zorgt er dan voor dat de benaming wordt overgenomen in het veld Omschrijving.
Als uw artikels langere omschrijvingen behoeven dan het veld Benaming, b.v. voor toestellen en apparaten, dan kunt u op de offertes een uitgebreide technische of commerciële beschrijving van het artikel te kunnen afdrukken. Op de factuur hoeft deze langere tekst meestal niet en volstaat de korte artikelbenaming.
Selecteer het tabblad Teksten en tik de omschrijvende tekst in. Bewaar met F5. Let op, deze uitgebreide tekst verschijnt niet automatisch op een document. Hiertoe moet een aanpassing gebeuren in de lay-out van het document: het veld Benaming moet worden vervangen door het veld Omschrijving.
Het is aan te raden voor deze uitgebreide artikelomschrijvingen in het menu Instellingen, Invoice, tabblad Artikel de volgende instelling te doen:
Korte omschrijving overnemen: bij het ontbreken van een omschrijvende tekst in het tabblad Teksten, zal de inhoud van het veld Benaming worden overgenomen in het veld Omschrijving.