Als de gezochte offerte de laatste is die u hebt aangemaakt, dan volstaat het om in het lege offertescherm op ALT+END te drukken. De recentste offerte wordt onmiddellijk geopend.
Menu Verkopen, Offertes
Het kan om diverse redenen nodig zijn een bestaande offerte te wijzigen:
wijzigingen in de algemene gegevens in de hoofding (b.v. datum) of op het tabblad Algemeen (b.v. prijscategorie)
één of meer artikellijnen verwijderen
één of meer artikellijnen toevoegen
gegevens in één of meerdere artikellijnen wijzigen.
Als de gezochte offerte de laatste is die u hebt aangemaakt, dan volstaat het om in het lege offertescherm op ALT+END te drukken. De recentste offerte wordt onmiddellijk geopend.
Kies menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent.
Vul in het veld Klantnummer de naam van de klant of de eerste letters van de naam in en druk op ENTER. De klantnaam wordt opgehaald.
Met de cursor in het veld Klantnummer, druk op F2 of SHIFT+F2 om de selectielijst van de offertes van deze klant te openen.
F2 toont enkel de offertes met status "Ingave" (dus nog niet afgedrukt).
SHIFT+F2 toont alle offertes van deze klant, ongeacht de status.
Open de gewenste offerte door op de lijn te dubbelklikken.
U kunt natuurlijk ook een offerte heropenen door het offertenummer in te tikken.
In de geopende offerte kunt u alle gegevens wijzigen in de hoofding en op het tabblad Algemeen.
Actualiseer prijzen: als de geldigheidsduur van de offerte is overschreden, dan kunt u alle vermelde prijzen laten herberekenen. De actualisatie gebeurt enkel voor die artikels die in het artikelbestand zijn opgenomen én waaraan een prijs is toegekend. Als u op de offerte aan een artikel een korting heeft toegekend, dan wordt automatisch de geactualiseerde prijs opnieuw ingevuld, dus zonder de korting.
Voor artikels die geen prijs hebben in het artikelbestand, gebeurt er niets.
Prijsaanpassing: u kunt de offerteprijzen met een instelbaar percentage verhogen of verlagen.
Artikellijn verwijderen: activeer de artikellijn door erop te klikken. Druk op F6 of klik met de rechtermuisknop en kies Verwijder lijn in het afrolmenu.
De verwijdering van een artikellijn is definitief en kan niet worden ongedaan gemaakt.
U kunt slechts lijn per lijn verwijderen. Meervoudige selectie van lijnen is niet mogelijk.
Meerdere artikels gelijktijdig verwijderen: wijzig op de te verwijderen lijnen het aantal in "0". Klik met de rechter muisknop en kies Verwijder 0-lijnen <CTRL+SHIFT+F10>. Alle lijnen met aantal = 0 worden gelijktijdig verwijderd. Opgelet: het programma vraagt geen bevestiging vooraleer te verwijderen. Ook tekstlijnen met aantal = 0 worden verwijderd, tenzij u het aantal eerst wijzigt in 1.
Artikellijn toevoegen: klik op de laatste artikellijn en open met PIJL OMLAAG een nieuwe artikellijn.
Artikellijn tussenvoegen: activeer de lijn waarboven u een nieuwe lijn wil tussenvoegen en klik met de rechter muisknop. Kies Lijn tussenvoegen in het afrolmenu.
Artikellijn wijzigen: klik met de muisaanwijzer in het veld dat u wilt wijzigen en verwijder de inhoud met ESCAPE. Tik de nieuwe inhoud en bewaar met F5 of door de lijn te verlaten met de pijltjestoetsen.
Een offerte aanpassen
Als u een bestaande offerte na verloop van tijd moet wijzigen en opnieuw aan dezelfde klant moet overmaken, dan kunt u de offerte heropenen, de wijzigingen aanbrengen en de offerte verzenden. Maar... uw klant zal in de verdere onderhandelingen vaak verwijzen naar prijzen en condities op de 1ste offerte. En die hebt u net gewijzigd...
Om deze situatie voorkomen is het beter de originele offerte te kopiëren naar een nieuw offertenummer en daarin de gevraagde wijzigingen aan te brengen. Zo beschikt u altijd over de originele en de gewijzigde offerte.