Menu Service, Herstellingen, tabblad Prijsberekening
Het systeem van de verzamelfacturatie in Administrator is gebaseerd op afleverbonnen. Afleverbonnen kunnen per klant worden verzameld en op één factuur worden verwerkt.
Om herstelbonnen in de verzamelfacturatie op te nemen, is het bijgevolg noodzakelijk van deze herstelbonnen afleverbonnen te genereren en ze vervolgens - samen met de gewone afleverbonnen - per klant te verzamelen op één factuur. Hierdoor wordt de papierstroom naar klanten met grote aantallen herstellingen flink ingedijkt.
Het volstaat hiertoe om op het tabblad Prijsberekening in het scherm Herstellingen op de nieuw toegevoegde knop Afleverbon te klikken om van deze herstelling een afleverbon te genereren. Op deze afleverbon is de herstelling opgenomen als één artikellijn: Omschrijving: referentie herstelbon, Aantal: 1, Prijs excl. btw, géén btw-code (omdat de herstelbon meerdere artikels met verschillende btw-codes kan bevatten).
De verdere verwerking van deze afleverbonnen in de verzamelfacturatie is identiek aan die van de gewone afleverbonnen.
Maak eerst een artikel aan dat automatisch zal worden gebruikt op de artikellijn op de afleverbon en dat de referentie van de herstelbon zal weergeven.
Artikelnummer: HER
Benaming: Herstelling
Hoofdgroep: bijv. DIV van Diverse
Voorraadbeheer en Assortiment: niét aanvinken
Laat de leveranciersgegevens, de aankoop- en de verkoopprijzen blanco
Omschrijving op tabblad Teksten. Vul in: herstelling: bonnr. @herst.herstboek@-@herst.volgnr@
(de woorden herstelling en bonnr. kunt u vervangen door iets anders, de veldnamen tussen de @-tekens dient u letterlijk over te nemen).
Op een afleverbon zal dit bijv. de volgende artikelomschrijving genereren: herstelling: bonnr. HE-224
Doe de nodige instellingen in Instellingen, Invoice, tabblad Service onder Genereer afleverbonnen:
Artikel voor opmaak omschrijving: vul de zojuist aangemaakte artikelcode in.
Afleverboek: vul het standaard afleverboek in voor dit type afleverbonnen.
Mag afleverbon maken bij ingave: aanvinken indien de bon onmiddellijk mag worden aangemaakt.
Het systeem is nu klaar om afleverbonnen te genereren van de herstelbonnen.
Maak de herstelbon op de normale wijze aan.
Als de herstelling klaar is, voer dan de prijsberekening uit op het tabblad Prijsberekening.
Klik op de knop Afleverbon maken <SHIFT-F10>. De afleverbon wordt gegenereerd.
Start de verzamelfacturatie op en voeg deze afleverbon(nen) toe op dezelfde manier als u gewone afleverbonnen toevoegt.
De herstelbon staat op de eerste artikellijn van de afleverbon vermeld als herstelling: bonnr. [boek]-[bonnummer], overeenstemmend met de omschrijving die u hebt ingevoerd bij het aanmaken van het artikel HER.
Deze artikellijn kan niet worden gewijzigd, evenmin als de de betreffende herstelbon.
De btw-code is niet ingevuld op de artikellijn omdat de betreffende herstelbon artikels kan bevatten met verschillende btw-codes.
U kunt manueel andere artikels toevoegen op de afleverbon.