Menu Service, Onderhoudscontracten
Voor de artikels, diensten, ... waarvoor u een of andere vorm van abonnementsovereenkomst wil maken en factureren, dient u eerst de nodige artikels op te maken. B.v. Onderhoudscontract server, Trimestriële bijdrage boekhoudkundige verwerking, Huur kopieermachine, ... Het is aan te raden voor deze artikels een aparte groep aan te maken. Schakel tevens het voorraadbeheer op de artikelfiche uit zodat ze niet in de inventarislijsten worden opgenomen).
Kies menu Service, Onderhoudscontracten. Het scherm Onderhoudscontracten opent.
Vul de klantnaam in. De status van het contract staat automatisch op "Voorstel".
Vul of wijzig Datum opmaak en Datum contract in.
Duidt aan of het contract wordt geïndexeerd en geef de huidige index in, d.w.z. de indexwaarde die u vandaag hanteert.
Vul het artikelnummer in. Vul eventueel het supplement in per extra exemplaar.
Vul de beloofde interventietermijn in, b.v. 2 uur.
Vul de duurtijd van het contract in, b.v. 1 jaar.
Het bedrag wordt automatisch ingevuld vanaf de artikellijn. Duidt aan of dit maandelijks, per kwartaal, per semester, per jaar of eenmalig is verschuldigd.
Vul de facturatietermijn in.
Vul de datum in vanaf wanneer de interventies weer worden aangerekend.
Vul eventueel een forfaitair te betalen bedrag per interventie in.
Duidt aan welke kosten zijn gedekt door het contract: onderdelen, werk, vervangingstoestel.
Duidt aan of de factuur gedomicilieerd wordt of niet. Bij het aanmaken van een domiciliëringsopdracht kunnen deze in groep worden toegevoegd.
Indien u werkt met urenregistratie, dan kunt u in het tabblad Jobs inbegrepen invullen welke jobs inbegrepen zijn in het forfaitaire bedrag en welke uitgesloten zijn. Deze laatste worden eventueel bijkomend gefactureerd. Bij het aanmaken van jobs in menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Jobs kunt u per job bepalen of ze al dan niet standaard op Inbegrepen worden gezet.
Druk of fax het contractvoorstel met de gepaste lay-out aan de klant.
Na ontvangst van de voor akkoord ondertekende overeenkomst, wijzigt u de status van "Voorstel" in "Contract" en klikt u op de knop Factureren <F7>.