Het woord brieven dient breed te worden geïnterpreteerd: het omvat àlle berichten die in een organisatie circuleren.
De externe communicatie definiëren we als de communicatie tussen uw organisatie en haar externe relaties (klanten, handels- en dienstenleveranciers, prospecten, overheidsinstanties, ...), en dit zowel voor de uitgaande als de inkomende berichten.
De externe communicatie kan de volgende vormen hebben:
brieven
faxen
e-mails
telefoongesprekken (ingetikte korte inhoud van gesprekken)
digitaal opgeslagen inkomende documenten (met module Document archivering)
Bestellingen, offertes, orders, afleverbonnen en facturen maken ook deel uit van de externe communicatie, maar zijn geautomatiseerd. Ze worden niet afgehandeld met de module Brieven.
De interne communicatie is de informatie die doorheen de organisatie stroomt, afkomstig van en gericht aan de medewerkers.
De interne communicatie kan vele vormen aannemen. De volgende opsomming is zeker niet beperkend:
korte inhoud van telefoongesprekken met een externe relatie, door persoon A ingegeven en ter behandeling doorgestuurd aan persoon B, C, D, ...
verwijzingen naar in- of uitgaande documenten (prijsaanvraag, offerte, order, contract, klacht,...) door persoon A aan persoon B met het verzoek hier een bepaald gevolg aan te geven;
verwittiging door persoon A aan persoon B over nieuwe, gewijzigde of geannuleerde afspraken;
instructies van persoon A aan persoon B over uit te voeren taken;
bevestigingen van uitvoering van instructies;
vragen over dossiers, documenten, acties, mondeling gemaakte afspraken, ... en de antwoorden hierop;
dienstmededelingen;
...
Veel organisaties gebruiken e-mail voor deze interne communicatie. Nadeel is echter dat het mailprogramma niet is gekoppeld aan het adminstratieprogramma, en dus ook niet aan het centrale klanten- en leveranciersbestand. Briljant Brieven ondervangt dit probleem door deze communicatie vanuit Briljant te laten verlopen. Alle communicatie, zowel de interne als de externe, is geliëerd aan een klant, een leverancier, een prospect en/of een persoon, is opgeslagen in de Briljant database en is ook van daaruit reproduceerbaar.