Menu Uren, Brieven of knop Brieven
De snelle toegang tot het berichtenarchief stelt de organisatie in staat om de werkopvolging grotendeels vanuit het scherm Brieven te doen.
Iedere medewerker geeft zijn informatie en instructies betreffende klanten via Brieven door aan collega's.
Iedere medewerker vraagt een aantal keren per dag de berichten die aan hem zijn gericht en met de status "Lopend" op.
Nadat er het nodige gevolg aan is gegeven, wijzigt hij de status in "Afgehandeld", "Klant neemt contact op" of "Uitgesteld".
Het bericht kan door de ontvanger ook worden aangevuld met extra informatie en met gewijzigde of ongewijzigde status doorgestuurd aan een derde persoon.
Rechtsboven in het scherm kan men het traject volgen dat het bericht heeft afgelegd. De datum en de namen van de laatste zes personen die het bericht hebben ontvangen en weer doorgestuurd, worden weergegeven.
Om een ontvangen bericht door te sturen: vul eventueel de tekst aan, vul in Behandeling door een andere persoon in en druk op F5. Een bericht dat is doorgestuurd aan een collega staat niet meer in de zoeklijst (F9) van de verzender. Indien u dit toch onder uw eigen naam wil bewaren, vink dan voor het verzenden het veld Opvolging aan en bewaar opnieuw met F5. Het bericht zal zowel in uw eigen zoeklijst als in de zoeklijst van de bestemmeling voorkomen.
De directie en de commerciële medewerkers kunnen zich in een minimum van tijd op de hoogte stellen van de werkopvolging door de berichten op klantniveau te consulteren, bijsturen waar nodig is en de klant snel en correct informeren.
Een praktijkvoorbeeld..?
Het brievenbestand bij Kluwer software groeit jaarlijks aan met +/- 100 000 (honderdduizend!) berichten. Ieder van deze berichten is binnen enkele seconden terug te vinden en te openen. Deze immense hoeveelheid informatie is van onschatbare waarde voor onze klantenopvolging en voor het goed functioneren van het bedrijf.