E-invoicing met e-fff UBL

Menu Extra, Inlezen UBL

Algemeen

Vanaf 1 januari 2013 is elektronische facturatie evenwaardig aan papieren facturatie. Dit is het gevolg van een federale wetswijziging naar aanleiding van een Europese richtlijn. De Europese Commissie wil van de elektronische facturering tegen 2020 de meest gangbare methode maken.

Door de integratie van UBL import in Briljant Account kunt u gemakkelijk XML-bestanden in uw boekhouding importeren. Elektronische verkoop – en aankoopfacturen worden op deze manier sneller en efficiënter verwerkt.

U heeft tevens de mogelijkheid ter beschikking om in Briljant Administrator op klantniveau UBL in te stellen als standaard facturatiemethode.

Als u beschikt over de recentste versie van Briljant Account, dan kunt u een factuur importeren in een UBL 2.0 formaat, aangemaakt volgens het e-FFF protocol (http://www.forumforthefuture.be/eNewsItem.php?code=583) met bijhorende pdf.

De website www.e-fff.be geeft u een overzicht van alle partners (o.a. softwarehuizen), die het e-FFF toepassingprotocol hebben onderschreven.

Installatie van de software

De set-up van UBL Import is volledig geïntegreerd in Briljant Account build 384. Bij het installeren van deze update zal Import UBL automatisch worden mee geïnstalleerd.

Beschikbaarheid UBL import
UBL import is een onderdeel van het Centraal Dossierbeheer én van Kluwer Office (Alure). Dit heeft als consequentie dat UBL import enkel beschikbaar is in Briljant Account als de Account-dossiers ofwel door Centraal Dossierbeheer ofwel door Kluwer Office worden beheerd.
M.a.w. UBL import is niet beschikbaar in Briljant Account als het geen onderdeel uitmaakt van een Centraal Dossierbeheer- of Kluwer Office-installatie.

Werkwijze UBL Import Wizard

1. Kies Inlezen UBL in het menu Extra. Het Welkom-scherm van de UBL Import Wizard start.
2. Klik op Volgende in het Welkom-scherm. Het scherm Bestandslocatie wordt geopend.
3. Selecteer Maplocatie voor het importeren van meerdere bestanden of Bestandslocatie als u slechts één bestand wilt importeren.
   Zoek en selecteer in het invulveld de gewenste map of het gewenste bestand en klik op Volgende.
   
   
   
   
4. In het scherm Dagboeken stelt u het boekjaar en de boekhoudperiode in, evenals de te gebruiken dagboeken voor aan- en verkoop en creditnota's. Controleer de standaard voorgestelde gegevens en pas ze eventueel aan. Klik op Volgende.
   
   
   

Als u een map met meerdere documenten wilt importeren, dan moet u zeker zijn dat al deze documenten met deze instellingen doorgeboekt mogen worden. De keuzes die u in dit scherm maakt, zijn immers definitief eens u de verwerking start.

5. In het scherm Verplaatsen bestanden bepaalt u wat u wilt doen met de verwerkte UBL bestanden. Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel voor succesvolle verwerking als voor foute verwerking kunt u kiezen tussen de opties Niet verplaatsen en Verplaatsen naar map.
   Indien Verplaatsen naar map, dan wordt een invulveld met keuzeknop getoond.
   Voor succesvolle verwerking hebt u ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen.
   Klik op Volgende.
   
   
   
   Bevestig in het scherm Start verwerking dat al uw instellingen correct zijn door op de knop Start verwerking te klikken.
6. De eerste stap in de verwerkingsprocedure bestaat uit het controleren en linken van klant/leveranciersidentificatie in het importbestand én in het boekhouddossier.
   Als de klant/leverancier nog niet bestaat in Briljant Account (of als het ondernemingsnummer of de naam en de adresgegevens niet zijn teruggevonden), dan wordt een overzicht getoond van de bestaande klanten/leveranciers in Account en kiest u tussen Creëer nieuwe klant/leverancier en Link (met een bestaande klant/leverancier).
   
   
   
   Als alle klant/leveranciers gelinkt zijn, komt u in het scherm Document verwerking terecht.
7. In het scherm Document verwerking kunt u nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Account.
   U krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie.

• Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btw-rooster (afhankelijk van de grootboekrekening).
• De optie CN positief boeken verschijnt bij een aankoop naast het veld Document soort indien u een aankoopcreditnota importeert.
• Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw.

Klik op Bevestigen om iedere individuele factuur te accepteren voor verwerking.

Eventuele foutmeldingen of waarschuwingen verschijnen in het kader onderaan.

Als u tijdens de import van een map met meerdere documenten op Annuleren klikt, dan zal de import van het huidige document worden geannuleerd, evenals alle volgende documenten van de selectie. De reeds bevestigde documenten blijven bevestigd en zullen zijn doorgeboekt naar Briljant Account.

9. Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL wizard verschijnen. Hier kunt u het statusrapport opvragen door op de knop Afdrukken rapport te klikken.
   Het rapport toont hoeveel documenten werden geïmporteerd en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten succesvol werden geïmporteerd. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt.

Consulteren en corrigeren in Account

U kunt de geïmporteerde documenten consulteren, afdrukken, verwijderen, ... via het menu Ingeven, Aankoopfacturen/Verkoopfacturen. Het bijhorende pdf-document is beschibaar in Documentbeheer.

Linkbeheer

In het menu Instellingen, Basisbestanden, tabbladen Kluwer Exchange: link kla/lev en Kluwer Exchange: link rek. worden alle gecreëerde links getoond.
U kunt deze links aanpassen voor toekomstig gebruik  (bv. een andere rekening aan een klant of leverancier toekennen) of een link verwijderen (bv. als hij foutief werd aangemaakt). In geen van deze gevallen wordt de eigenlijke boeking aangepast. Dit moet u indien nodig manueel doen.

UBL instellen als standaard facturatiemethode in Briljant Administrator

1. Open een klantscherm, tabblad Facturatie.
2. Vink Facturen - Elektronisch met aan en selecteer UBL.
3. Klik op de tab Contactpersonen en vink het veld E-mail factuur voor minstens één contactpersoon aan. Deze persoon ontvangt voortaan de facturen via e-mail (xml-bestand + pdf)