La mise en place d'un système de gestion des heures intégré signifie généralement un changement complet de l'administration. Lors de la création d'un nouveau dossier, basé sur le dossier par défaut livré, Administrator n'est pas configuré pour la gestion des heures étant donné que la majorité des paramètres (employés, horaires, fonctions et salaires horaires) à cet effet doivent être configurés spécifiquement pour votre entreprise. Une profonde évaluation de tous ces aspects avec un consultant Briljant est donc fortement conseillée afin de lancer efficacement et rapidement la gestion des heures.
Employés: tous les employés qui entrent en ligne de compte pour la gestion des heures doivent d'abord être définis.
Tâches: vous pouvez créer un nombre illimité de fonctions. Une fonction peut éventuellement être facturée, c-est-à-dire qu'elle peut être reprise sur un bon de livraison.
Horaire: un horaire doit être créé par employé. Si ceci n'est pas le cas, l'horaire général est valable pour tous les employés.
Paramètres divers: champs à remplir obligatoirement, accessibilité des types de bons, configuration du lecteur de codes à barres, etc.
1. Menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Personnel
Choisissez le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Personnel.
Définissez les employés dans les colonnes Numéro, Nom et éventuellement PR salaire horaire EUR. Dans un environnement avec des changements de personnel fréquents, il est conseillé de ne pas introduire des initiales pour le Numéro et le Nom, mais un numéro d'ordre.
2. Menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Tâches
Choisissez le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Tâches.
Code: remplissez le code de la fonction (8 car.), par ex. ASS pour Assemblage.
Description: remplissez la description de la fonction, par ex. Assemblage.
N° de compte: remplissez le compte général sur lequel cette fonction doit être comptabilisée.
Code TVA: remplissez le code de TVA d'application. Si vous ne remplissez pas ce code pour les fonctions à facturer, vous devez à chaque fois le remplir sur le bon de livraison.
Code jour: codes à remplir de façon libre pour le compte-rendu au secrétariat social, par ex. CM pour Congé maladie, JO pour Jour ouvrable, etc.
Facturer: détermine si cette fonction doit oui ou non être reprise dans une ligne d'article sur un bon de livraison.
Onglet PV salaire horaire: remplissez de toute façon le prix de vente par heure des fonctions à facturer. Les catégories tarifaires disponibles sont affichées. La Gestion colonnes vous permet également d'afficher et de remplir les devises définies à l'avance.
Onglet Textes: remplissez soit une description plus détaillée, soit une description par langue. Ces textes sont utilisés par ligne d'article dans la colonne Description sur les bons.
3. Menu Paramètres, Facture, onglet Horaire
Cet écran vous permet d'établir un horaire individuel par employé. L'employé doit évidemment d'abord avoir été créé sous 1.
Dans une gestion des heures avec un lecteur de codes à barres, le programme reprendra automatiquement les heures de pause introduites.
4. Menu Paramètres, Facture, onglet Heures
Prix de revient salaire horaire: ce salaire horaire est utilisé pour tous les employés, sauf si vous avez introduit des salaires horaires individuels sous l'onglet Personnel (1.).
Champs à remplir obligatoirement: les champs Projet, Fonction, Texte et Bon. Si une de ces options est cochée, l'utilisateur est obligé de remplir le champ concerné.
Récupérer à la ligne suivante: pour un encodage rapide. Les champs Client, Bon et Fonction sont automatiquement repris dans la ligne suivante.
Bons utilisés: indique les types de bons pour lesquels la gestion des heures est activée. Vous pouvez vous limiter aux bons ouverts, aux bons complets ou aux bons facturés/prêts à être facturés.
Encoder les heures directement sur le bon: si cette option est cochée, les champs sont accessibles dans l'onglet Heures sur les bons en question. Vous pouvez alors directement remplir les heures sur le bon ou modifier les heures déjà encodées. Si cette option n'est pas cochée, ces champs ne sont pas accessibles à l'encodage ou la modification.
Champ de scan: pour initialiser le lecteur de codes à barres dans l'écran Entrer heures.
Durée minimale et maximale: le système n'accepte pas une durée supérieure ou inférieure aux valeurs introduites.
Livre par défaut: remplissez le livre des heures par défaut.
Livre arrêté: si cette option est cochée, le livre par défaut ne peut pas être modifié lors de l'encodage.
Avec n° de ligne: chaque ligne de saisie reçoit un numéro de saisie.
Remplir l'utilisateur comme personne: si cette option est cochée, l'utilisateur enregistré est automatiquement rempli dans les écrans Heures, Gestion et Entrer heures (à utiliser dans les sociétés où chaque utilisateur enregistre son propre emploi du temps).
Durée max. 8heures/jour. Solde vers temps de déplacement: si vous encodez plus de 8 heures par jour, le solde est automatiquement enregistré comme temps de déplacement.
Reprendre heures par personne: si cette option est cochée, les heures sont réparties par personne lors de la reprise sur les bons.
Gestion des heures lettres et Tâche lettres: active le système de gestion des heures dans l'écran Lettres. Indiquez également une fonction à laquelle ces temps enregistrés sont attribués (ce système est destiné aux services d'assistance).
Arrondir heures reportées: pour la reprise d'heures sur les livraisons, vous pouvez décider de faire arrondir les heures totalisées par job. Remplissez le nombre de minutes (par ex. 10, 15, 30, 60, ...) et le système d'arrondissement (vers le haut, vers le bas ou vers l'unité la plus proche).